Fase 1. Opdracht & Scopebepaling

Fase 1 is de startfase van de PDM-werkwijze, waarin het fundament wordt gelegd voor het verdere onderzoek naar het werknetwerk. In deze fase ligt de nadruk op het kaderen van het onderzoek en het vaststellen van de informatiebehoefte.

Doel en centrale vraag

Het primaire doel van deze fase is het vaststellen van het werkdomein dat onderzocht gaat worden en het definiëren van de resultaten die de opdrachtgever verwacht. De centrale vraag die hierbij beantwoord moet worden is: “Welk deel van de werkelijkheid willen we begrijpen en vastleggen?”.

Kernactiviteiten

De fase bestaat uit vier kernactiviteiten:

    1. Intake: Tijdens de intake worden de aanleiding, de doelstellingen, de gewenste resultaten en de reeds beschikbare documentatie besproken.
    1. Afbakening: Hierbij worden de grenzen van het onderzoek bepaald door het vaststellen van het begin- en eindpunt, de betrokken afdelingen, relevante systemen en de belangrijkste stakeholders.
    1. Scopebepaling: Dit betreft het concreet definiëren van de processen, organisatieonderdelen, informatieobjecten en actoren die binnen de scope vallen.
    1. Resultaat: Een scopebeschrijving en een initiële proceslijst.

Resultaten

Fase 1 levert twee cruciale documenten op die als input dienen voor de volgende fasen:

  1. Scopebeschrijving: Dit document bevat een formele beschrijving van het doel, de afbakening en de betrokken stakeholders.
  2. Initiële proceslijst: Een overzicht van alle processen die binnen het onderzoek vallen.

Status van Werkobjecten in Fase 1

In deze fase bevinden de PDM-bouwstenen zich in een beginstadium:

  • Proces: Er is een initiële lijst en globale afbakening.
  • Informatieobject: Er is gedefinieerd welke objecten binnen de scope vallen.
  • Uitvoerder: De betrokken stakeholders en afdelingen zijn vastgesteld.
  • Processtap & Regel: Deze zijn in deze fase nog niet specifiek gedefinieerd.

Start een nieuw Werkobjecten Evolutie Dashboard op.

Veelvoorkomende valkuilen en aanpak

Om een succesvolle start te garanderen, benoemt PDM drie belangrijke valkuilen:

  • De scope is te groot: Opdrachtgevers willen vaak een volledig domein (bijv. “de volledige operatie”) in één keer beschrijven, wat leidt tot lange doorlooptijden en onduidelijke prioriteiten. Aanpak: Start met een klein, duidelijk afgebakend werkdomein.
  • Probleem versus Oplossing: De opdrachtgever vraagt om een specifiek document (bijv. een handboek) terwijl de onderliggende behoefte eigenlijk gaat over kennisverlies of onduidelijke verantwoordelijkheden. Aanpak: Onderzoek eerst de werkelijke informatiebehoefte.
  • Onvoldoende betrokkenheid: Wanneer proceseigenaren niet vanaf de start worden betrokken, ontstaat er later discussie over definities en verantwoordelijkheden. Aanpak: Betrek proceseigenaren direct bij de opdracht en scopebepaling.

Overgang naar Fase 2

De overgang van Fase 1 (Opdracht & Scopebepaling) naar Fase 2 (Informatieverzameling) wordt geregeld door middel van een validatie van exitcriteria.