Status Werkobjecten Dashboard

Project / Scope: [Naam van het Onderzoek]

Procesdocumentalist: [Naam]

Laatste Update: dd-mm-yyyy (Eind van Fase [X])

Deel 1: Het evolutie-overzicht (De rijpheidmatrix)

Onderstaand overzicht laat zien welke transformatie elke bouwsteen doormaakt. Gebruik de statuskolom om tijdens het project de actuele stand van zaken aan te geven (bijvoorbeeld met kleurcodes: Gepland / In Behandeling / Gerealiseerd).

Bouwsteen	Fase 1: Opdracht & Scope	Fase 2: Inventarisatie	Fase 3: Analyse & Structuur	Fase 4: Modellering & Docu	Fase 5: Validatie & Oplevering	Actuele Status
1. Proces	Initiële lijst & globale afbakening.	Verzamelen bestaande bronnen & documenten.	Logische ketenvolgorde & triggers bepalen.	Vastgelegd in systeem met uniek ID en Naam.	Formeel gecertificeerd door de Proceseigenaar.	[Status]
2. Processtap	Nog niet specifiek gedefinieerd.	Chronologische lijst van feitelijke handelingen (IST).	Opschonen administratieve ruis, bepalen workflow.	Gevolledigd met attributen (duur, prioriteit) voor Flow View.	Gecontroleerd op operationele juistheid door de werkvloer.	[Status]
3. Informatieobject	Definiëren welke objecten binnen de scope vallen.	Identificeren van alle gebruikte input en geproduceerde output.	Normaliseren van synoniemen; logisch koppelen aan stappen.	Definitief gekoppeld aan stappen én voorzien van systeembron (drager).	Informatieketens definitief gecontroleerd op kritische afhankelijkheden.	[Status]
4. Uitvoerder	Betrokken stakeholders en afdelingen vaststellen.	Vaststellen wie/welk systeem het werk nú feitelijk verricht.	Vertalen van personen naar gestandaardiseerde organisatorische rollen.	Koppelen aan stappen ten behoeve van Actor View en RACI-matrix.	Officiële acceptatie van de RACI-matrix door lijnmanagers.	[Status]
5. Regel	Nog niet specifiek gedefinieerd.	Verzamelen van relevante wetgeving, kaders en informele afspraken.	Selecteren en structureren van regels die stappen conditioneren.	Regel-objecten voorzien van attributen en verankerd aan de stappen.	Review op correcte toepassing van de regels in de praktijk.	[Status]

Deel 2: Detailregistratie per Bouwsteen (Groeilogboek)

Gebruik onderstaande tabellen om per bouwsteen de specifieke groei in aantallen en diepgang bij te houden. Dit helpt om scope-creep (ongecontroleerde groei van het model) direct te signaleren.

1. Evolutie: Proces & Processtap

Doel:Monitoren van de workflow van globale lijst naar getoetste detailstappen.

Fase 1 (Scope): aantal geïdentificeerde hoofdprocessen: [Aantal]
Fase 2 (Inventarisatie): totaal aantal ruwe activiteiten genoteerd tijdens interviews: [Aantal]
Fase 3 (Structuur): aantal gestructureerde processtappen na sanering van ruis: [Aantal]
Fase 4 (Modellering): zijn alle verplichte velden (ID, Naam, Duur, Prioriteit) gevuld? [Ja / Nee]
Fase 5 (Validatie): datum operationele goedkeuring door MKB’s: [Datum]

2. Evolutie: Informatieobject

Doel:Bewaken dat informatie de ‘brandstof’ van de acties wordt en begrippen worden genormaliseerd.

Fase 1 (Scope):Hoofd-informatieobjecten benoemd in de scope: [Lijst / Aantal]
Fase 2 (Inventarisatie):Totaal aantal unieke documenten/datapunten gespot in de praktijk: [Aantal]
Fase 3 (Structuur):Welke synoniemen zijn platgeslagen tot één standaardterm?
- Voorbeeld: ‘Klantmelding’ en ‘Case’ genormaliseerd naar: [Gekozen Standaardterm]
- Voorbeeld: [Oude term 1] en [Oude term 2] genormaliseerd naar: [Gekozen Standaardterm]
Fase 4 (Modellering):Zijn alle objecten gekoppeld aan een specifieke drager (bijv. ERP, CRM)? [Ja / Nee]
Fase 5 (Validatie):Zijn de data-afhankelijkheden getoetst met de Informatie-expert? [Ja / Nee]

3. Evolutie: Uitvoerder

Doel:Transformatie van ‘specifieke medewerkers’ naar herbruikbare organisatorische rollen en systemen.

Fase 1 (Scope):Betrokken afdelingen/teams: [Lijst]
Fase 2 (Inventarisatie):Namen van gesproken medewerkers & gebruikte systemen: [Lijst]
Fase 3 (Structuur):Vertaalslag van individu naar generieke rol:
- Voorbeeld: Medewerker ‘Jan Jansen’ vertaald naar de rol: [Bijv. Senior Acceptant]
- Voorbeeld: Medewerker ‘Piet de Vries’ vertaald naar de rol: [Bijv. Baliemedewerker]
Fase 4 (Modellering):Is de RACI-matrix automatisch en consistent gegenereerd vanuit het model? [Ja / Nee]
Fase 5 (Validatie):Heeft de lijnmanager getekend voor de rollout van de Actorprofielen? [Ja / Nee]

4. Evolutie: Regel

Doel:Het verankeren van abstracte wet- en regelgeving naar concrete kaders op de werkvloer.

Fase 1 (Scope):Relevante wetgeving/kaders globaal benoemd: [Ja / Nee / Niet van toepassing]
Fase 2 (Inventarisatie):Welke (informele) werkafspraken en harde wetten zijn genoemd in de interviews? [Lijst]
Fase 3 (Structuur):Welke regels beïnvloeden direct de voortgang (bijv. “Als bedrag groter dan X, dan…”)? [Beschrijving]
Fase 4 (Modellering):Zijn de regels als harde objecten gekoppeld aan de specifieke processtappen? [Ja / Nee]
Fase 5 (Validatie):Is de naleving van de regels in de IST-situatie geverifieerd met de compliance-officer / kwaliteitsborger? [Ja / Nee]

Hoe je dit sjabloon gebruikt als Procesdocumentalist:

Fase-afsluiting:Gebruik Deel 1 (de matrix) als visuele slide of bijlage tijdens je voortgangsrapportages aan de opdrachtgever. Het laat direct zien waarom je in Fase 1 nog geen werkinstructies (Fase 4) kunt opleveren: de bouwstenen zijn er simpelweg nog niet rijp voor.
Kwaliteitsborging:Als je merkt dat je in Fase 3 bent, maar bij ‘Informatieobject’ nog steeds in de status van Fase 1 hangt (geen input/output geïdentificeerd), dan weet je dat je de interviews in Fase 2 moet heropenen of aanvullen voordat je verder modeleert.