Stap 1. Wat wil je bereiken?
PDM FaseInitiatie & Scopebepaling PDM ValidatieScopeakkoord
Details
Zonder duidelijke doelen en een afgebakende scope heeft inventariseren geen zin. Deze stap stelt de grenzen en doelen van de PDM-transformatie vast op het PDM Canvas.
Waarom deze stap cruciaal is
Voordat je documenten verzamelt of processen in kaart brengt, voer je Fase 1: Initiatie & Scopebepaling uit. PDM is een methodische herstructurering van proceskennis. Door strak af te bakenen voorkom je dat het project strandt in een eenmalige, eindeloze opruimactie.
In deze fase richt je ook de basis van de inrichting in: het initialiseren van je projectomgeving op de lokale schijf en het PDM Canvas.
Wat ga je doen?
In deze fase stel je de doelen scherp, identificeer je de knelpunten en bepaal je de organisatorische of procesmatige grenzen:
- Welke knelpunten in kennisborging en procesuitvoering moeten we primair oplossen?
- Welke concrete SMART-resultaten verwachten we op het gebied van efficiëntie, kwaliteit, inwerktijd of compliance?
- Welke afdeling, werkdomein of procesketen valt binnen de initiële PDM-scope?
Stappenplan voor scopebepaling
1. Identificeer de pijnpunten in de huidige situatie
Breng in kaart waar de organisatie het meeste last heeft van versnipperde of onbetrouwbare documentatie:
- Zoektijd & twijfel: Medewerkers zoeken lang of twijfelen aan de actualiteit van documenten.
- Kennisverlies: Essentiële proceskennis zit opgeslagen in de hoofden van individuele medewerkers.
- Kwaliteitsverschillen: Er ontstaan fouten doordat iedereen eigen (verouderde) instructies hanteert.
- Compliance-druk: Audits kosten onevenredig veel handmatig voorbereidingswerk.
2. Formuleer SMART-doelstellingen
Vertaal de pijnpunten naar meetbare doelstellingen binnen het afgebakende domein:
| Doelgebied | Voorbeeld SMART-formulering |
|---|---|
| Zoektijd reductie | “Binnen 6 maanden is alle procesinformatie binnen de gekozen scope via PDM toegankelijk, waardoor zoektijden halveren.” |
| Borging & Actualiteit | “Binnen 3 maanden zijn de kritische processen omgezet naar een PDM-werknetwerk met vastgestelde proceseigenaren.” |
| Inwerktijd verkorten | “Nieuwe medewerkers zijn binnen 3 weken zelfstandig operationeel doordat alle benodigde proceskennis op één plek vindbaar is.” |
3. Initialiseer het PDM Canvas
Leg de scopegrenzen, hoofdprocessen en werkdomeinen vast op het PDM Canvas. Na akkoord van de stakeholders (Scope-akkoord) is de PDM-projectscope formeel bevroren.
Volgende stap: Inventarisatie
Met een heldere scope ga je in Fase 2 gerichte bronnen verzamelen en de initiële set bouwstenen op het PDM Canvas plaatsen.