Stap 3. Structureer en analyseer

De kunst van het weglaten is dwingend: modelleer uitsluitend de absolute kern die noodzakelijk is om de operatie te begrijpen, te besturen en te borgen. Elk object, elke stap en elke uitzondering die geen aantoonbare impact heeft op de keten of compliance, wordt rigoureus weggelaten om administratieve wildgroei te voorkomen. Eenvoud overstijgt volledigheid.

Er worden uitsluitend abstracte, generieke operationele entiteiten (Rollen) vastgelegd, nooit de namen van specifieke medewerkers. Dit houdt het model onafhankelijk van personele wisselingen.

Elk object binnen de vaste Bouwstenen krijgt een permanent en onveranderlijk uniek ID-nummer (bijv. WD-01, PS-102). Alleen de ID is leidend; namen kunnen veranderen. Dit garandeert historische en logische traceerbaarheid ten behoeve van de ketenimpact-analyses.

Elk stukje informatie bestaat binnen het model op exact één centrale plek. Wijzigingen vinden uitsluitend plaats bij de bron; de doorwerking naar alle afgeleide weergaven is consistent en sluitend.

Zodra een weergave handmatig wordt aangepast buiten de centrale structuur om (bijv. in een losse PDF), verliest deze direct haar formele status. Correcties vinden altijd plaats in de bronbestanden van het model.

De volgorde van werkzaamheden ontstaat uitsluitend uit logische afhankelijkheden tussen objecten (zoals informatie-afhankelijkheid), nooit door een arbitraire nummering of visuele positionering in een tekening.

De proceseigenaar en de operationeel experts (sleutel-experts van de werkvloer) voeren periodiek een fysieke of operationele schouw uit op de processen. Tijdens deze schouw wordt getoetst of het digitale werknetwerk nog 100% synchroon loopt met de feitelijke praktijk. Geconstateerde afwijkingen tussen theorie en praktijk dwingen direct een nieuwe RFC-cyclus af om de Single Source of Truth actueel te houden.

Elk object in het model is via minimaal één actieve relatie verbonden met het netwerk. Losgekoppelde objecten zijn niet toegestaan.

Een processtap mag nooit direct aan een andere processtap gekoppeld worden. De verbinding verloopt altijd via een informatiestroom of materiële stroom (Stap A produceert Object X → Object X wordt gebruikt door Stap B).

Elke processtap bezit exact één inkomende relatie vanaf een Rol, welke fungeert als de verantwoordelijke actor (Responsible in de RACI-projectie). Een processtap zonder rol is een syntaxfout.

Een Hulpmiddel koppelen we nooit rechtstreeks aan een informatieobject of fysiek object, maar altijd aan een specifieke processtap (Hulpmiddel --> processtap) ten behoeve van de ketenimpact en system ketenimpact.

Vertakkingen worden niet gemodelleerd met externe ruiten, maar verlopen via een processtap met twee of meer uitgaande relaties naar verschillende informatie- of fysieke objecten.

Elk proces is gekoppeld aan exact één overkoepelend Werkdomein.

Een subproces mag naar maximaal één bovenliggend proces verwijzen. Circulaire hiërarchische verwijzingen zijn uitgesloten.

Een KPI is uitsluitend gekoppeld aan een proces (aggregatieniveau) of een processtap (operationeel niveau). Directe koppelingen met hulpmiddelen of rollen zijn uitgesloten.

De naam van een processtap volgt de structuur: [Actief Werkwoord in infinitief] + [Zelfstandig Naamwoord] (bijv. “Controleren Factuur”). Bij een stap met een gateway-functie weerspiegelt de naam de beslissingsactiviteit (bijv. “Beoordelen Storingsprioriteit”).

Een informatieobject of fysiek object beschrijft puur de status of het materiaal (bijv. “Geverifieerd P1-ticket” of “Houten pallet”) en bevat geen actiewerkwoord.

Synoniemen zijn niet toegestaan; we hanteren binnen de SSoT één genormaliseerde term. In Fase 3 dwingt de documentalist één genormaliseerde, eenduidige term af.

Een proces of werkdomein heeft altijd een geldige, bestaande Rol als eigenaar om overgedragen te kunnen worden naar de productiestatus (Fase 5).

Persoonsnamen in metadata of objectnamen zijn verboden. Dit leidt tot directe afkeuring (dus geen “Excel van Jan”, maar “Sjabloon Productieplanning”).

Een regel legt uitsluitend via een inkomende verbinding (regel --> processtap) prescriptieve, dwingende randvoorwaarden op aan een processtap, zonder de processtroom fysiek te onderbreken of te splitsen.

De naam van een Werkdomein is altijd een zelfstandig naamwoord of een thematische naamwoordgroep (bijv. “Incident Management” of “Financiën”), nooit een actiewerkwoord.

De naam van een KPI weerspiegelt altijd een meetbare status of indicator (bijv. “Eerste Lijn Oplospercentage” of “Doorlooptijd Triage”), nooit een instructie of kader.

Elke processtap moet aantoonbaar waarde toevoegen voor de (interne of externe) afnemer op basis van de 3 V’s: Verandering (fysieke of transformationele wijziging van de input), Volgende schakel (directe, noodzakelijke voorbereiding voor de opvolgende stap), of Veiligheid (wettelijke compliance of risico-beheersing). Een stap die hier niet aan voldoet, krijgt in de metadata de status voldoet_aan_waardetoets: false en wordt dwingend voorzien van een reductie-advies op basis van de TIMWOODS-verpillingen ter sanering.