Kennisobject Uitvoerder

Binnen PDM is de Uitvoerder (ook wel Actor genoemd) een van de vijf fundamentele werkobjecten. Dit kennisobject beschrijft wie de werkzaamheden uitvoert en hoe zij organisatorisch en communicatief ten opzichte van elkaar staan.

Doel en functie

Het object Uitvoerder dient om de capaciteiten binnen een werknetwerk te identificeren. Het is uitdrukkelijk geen statisch organogram van functies en hiërarchieën, maar een dynamisch netwerk van rollen, systemen en externe partijen die samenwerken om procesdoelen te realiseren.

Attributen (Eigenschappen)

Voor iedere Uitvoerder in het werknetwerk worden de volgende eigenschappen vastgelegd:

Typen uitvoerders

Het PDM-metamodel maakt een scherp onderscheid in de aard van de uitvoering:

• Mens (Rol): beschrijft een menselijke uitvoerder. Hierbij wordt gefocust op de rol (bijv. “Servicedeskmedewerker”) in plaats van de specifieke naam van een medewerker.
• Systeem: beschrijft een geautomatiseerde uitvoerder, zoals een softwareapplicatie of database die zelfstandig stappen uitvoert.
• Extern: beschrijft partijen buiten de eigen organisatie, zoals klanten of leveranciers.
• Hybride: ben combinatie van bovenstaande vormen.

Relaties in het Metamodel

De Uitvoerder is via expliciete relaties verbonden met de proceslogica:

• Voert uit (naar Processtap): de Uitvoerder voert één of meerdere processtappen uit.
• Wordt uitgevoerd door (vanuit Processtap): Eeke processtap vereist minimaal één Uitvoerder die deze uitvoert.
• Afgeleide relatie (Proces bevat Uitvoerder): hoewel niet direct gekoppeld, wordt de aanwezigheid van een Uitvoerder in een proces afgeleid via de processtappen die hij uitvoert.

Visuele representatie in Views

In de verschillende perspectieven op het werknetwerk wordt de Uitvoerder als volgt weergegeven:

• Vorm: in diagrammen wordt een Uitvoerder afgebeeld als een Stadium (een rechthoek met halfronde zijkanten).
• Flow View: toont welke Uitvoerder verantwoordelijk is voor een specifieke processtap in de tijdlijn.
• Domein View: geeft een overzicht van alle Uitvoerders die betrokken zijn bij een specifiek werkdomein, zonder de volgorde te tonen.
• Uitvoerder View (Actor View): dit is het primaire perspectief voor de uitvoerder zelf; het toont alle taken die hij uitvoert, welke informatie hij daarvoor nodig heeft en welke regels van toepassing zijn.

Afgeleide documentatie

Vanuit de gegevens van de Uitvoerder in het werknetwerk worden twee specifieke documentvormen gegenereerd:

• Uitvoerderprofiel (Actorprofiel): een beschrijving van de rol, inclusief de uit te voeren stappen, benodigde informatieobjecten, relevante regels en de samenwerking met andere uitvoerders.
• Verantwoordelijkheidsmatrix: een mapping (vaak in RACI-format) tussen processtappen en uitvoerders om de verdeling van verantwoordelijkheden en potentiële risico’s (zoals single points of failure) inzichtelijk te maken.

Kernprincipes van Modellering

• Ontkoppeling van personen: PDM documenteert rollen en systemen, nooit de specifieke namen van medewerkers, om de documentatie onderhoudbaar en onafhankelijk van personele wisselingen te houden.
• Samenwerking boven hiërarchie: het accent ligt op de lijnen van overdracht, escalatie en informatie-uitwisseling tussen uitvoerders in plaats van hun positie in een organogram.
• Domeinoverstijgende scope: het model beperkt zich niet tot de eigen afdeling, maar omvat de gehele keten, inclusief externe partners.

Rol en Systeem

Binnen PDM vallen zowel een rol als een systeem onder het objecttype Uitvoerder (ook wel Actor genoemd). Het fundamentele verschil tussen beide ligt in de aard van de uitvoering van de processtap:

• Rol: dit verwijst naar een menselijke uitvoerder. In plaats van specifieke namen van medewerkers te gebruiken, documenteert PDM de rollen (zoals een functie of afdeling) om de continuïteit te waarborgen.
• Systeem: dit verwijst naar een geautomatiseerde uitvoerder. Dit zijn softwarepakketten, applicaties of databases die zelfstandig (onderdelen van) een processtap uitvoeren.

Belangrijke kenmerken en overeenkomsten

Hoewel ze verschillen in wie of wat het werk doet, worden ze in het werknetwerk op een vergelijkbare manier behandeld:

• Type Uitvoerder: bij het vastleggen van een Uitvoerder-object is het verplicht om het type aan te geven, waarbij de keuze bestaat uit Mens (rol), Systeem, Extern of Hybride.
• Ontkoppeling van personen: voor beide geldt het principe van ontkoppeling; er worden geen individuele namen van medewerkers vastgelegd, maar abstracte rollen en systemen.
• Verantwoordelijkheid: beide kunnen worden gekoppeld aan een processtap via de relatie “voert uit”. In een Verantwoordelijkheidsmatrix kan vervolgens zichtbaar worden gemaakt welke rol of welk systeem verantwoordelijk is voor een specifieke handeling.
• Interactie: het werknetwerk toont de samenwerking en overdracht tussen deze rollen en systemen om de procesdoelen te realiseren. Zo kan een rol bijvoorbeeld informatie invoeren in een systeem, of kan een systeem een resultaat genereren dat door een rol wordt gebruikt.

In de documentatie, zoals een Uitvoerderprofiel, wordt specifiek beschreven welke taken de betreffende rol of het systeem uitvoert en welke informatieobjecten of regels daarbij van belang zijn.