Privacyverklaring

Versie 2.0 – April 2026

Procesdocumentalist (hierna: “wij”, “ons” of “Procesdocumentalist”) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen en hoe wij deze verwerken en beschermen, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en communicatie van Procesdocumentalist, inclusief de website www.procesdocumentalist.nl.

1. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Naam: Martin van Pelt (handelend onder de naam Procesdocumentalist)
KvK-nummer: 12345678
BTW-nummer: NL123456789B01
E-mail: info@procesdocumentalist.nl

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten en het onderhouden van onze zakelijke relatie. Hieronder vallen de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Gegevens die je zelf verstrekt

U verstrekt ons persoonsgegevens wanneer je:

• Contact met ons opneemt (bijv. via e-mail, telefoon of het contactformulier op de website).
• Een offerte aanvraagt of een opdracht plaatst.
• Deelnemen aan een workshop, training of adviesgesprek.
• Feedback of vragen stelt over onze diensten.

De gegevens die wij in deze gevallen kunnen verzamelen, omvatten:

• Naam en voorletters
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en -adres (indien van toepassing)
• Functie en afdeling (indien relevant voor de opdracht)
• Projectgerelateerde gegevens (bijv. procesdocumentatie, interne handleidingen, of andere informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdracht)
• Factuurgegevens (bijv. BTW-nummer, bankrekeningnummer voor betalingen)

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen de volgende gegevens automatisch worden verzameld:

• IP-adres
• Type browser en besturingssysteem
• Pagina’s die je bezoekt en de tijdstippen van bezoek
• Verwijzende website (de website waarvandaan je naar onze website bent gekomen)

Deze gegevens worden anoniem verwerkt en gebruikt voor statistische doeleinden (bijv. het verbeteren van de website) en beveiliging.

2.3 Gevoelige persoonsgegevens

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (bijv. ras, religie, gezondheid, of biometrische gegevens), tenzij je deze vrijwillig en uitdrukkelijk aan ons verstrekt en wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben.

3. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens? (Doeleinden en grondslagen)

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven doeleinden en op basis van een wettelijke grondslag. Hieronder vind je een overzicht:

4. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Hieronder vallen de volgende situaties:

4.1 Externe dienstverleners

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen die ons ondersteunen bij de uitvoering van onze diensten, zoals:

• IT-dienstverleners (bijv. hostingpartijen, e-mailproviders, of softwareleveranciers zoals Microsoft 365, Google Workspace).
• Boekhouders of administratiekantoren (voor facturatie en boekhouding).
• Juridische of fiscale adviseurs (indien nodig voor compliance of geschillen).

Deze partijen fungeren als verwerkers en verwerken jouw gegevens alleen op basis van onze instructies en onder strikt vertrouwelijke voorwaarden.

4.2 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten (bijv. de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens) als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

4.3 Overige gevallen

• Met jouw uitdrukkelijke toestemming (bijv. als je ons toestemming geeft om jouw gegevens te delen met een partner voor een gezamenlijk project).
• Bij een overname of fusie van Procesdocumentalist (uw gegevens worden dan overgedragen als onderdeel van de zakelijke activiteiten).

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

5. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. De specifieke bewaartermijnen zijn weergegeven in artikel 3. Na afloop van de bewaartermijn worden jouw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang of misbruik. Hieronder vallen:

• Versleuteling van gevoelige gegevens (bijv. factuurgegevens).
• Toegangbeveiliging (alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens).
• Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates van onze systemen.
• Gebruik van veilige verbindingen (HTTPS) op onze website.
• Fysieke beveiliging van onze kantoorruimtes en apparatuur.

7. Wat zijn je rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens?

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@procesdocumentalist.nl.

7.1 Recht op inzage

Je hebt het recht om gratis inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.

7.2 Recht op rectificatie

Je hebt het recht om fouten in jouw persoonsgegevens te laten corrigeren.

7.3 Recht op wissen (recht op vergetelheid)

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij:

• Wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens te bewaren (bijv. voor fiscale doeleinden).
• De gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor juridische claims.

7.4 Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken in de volgende gevallen:

• Je betwist de nauwkeurigheid van de gegevens (voor de duur van de verificatie).
• De verwerking onrechtmatig is, maar je verzoekt om beperking in plaats van verwijdering.
• Wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar je deze nodig hebt voor een juridische claim.

7.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verantwoordelijke.

7.6 Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens als deze gebaseerd is op gerechtvaardigd belang (bijv. voor marketingdoeleinden). Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen.

7.7 Recht op intrekking van toestemming

Indien de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit beïnvloedt niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

8.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Deze cookies helpen ons om de website gebruiksvriendelijker en efficiënter te maken.

8.2 Welke cookies gebruiken wij?

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor de werking van de website (bijv. onthouden van je voorkeuren).
• Analytische cookies: Gebruikt om anonieme statistieken bij te houden over het gebruik van de website (bijv. Google Analytics).
• Marketingcookies: Gebruikt om gerichte advertenties te tonen (indien van toepassing).

8.3 Toestemming voor cookies

• Functionele cookies worden altijd geplaatst, omdat deze noodzakelijk zijn voor de werking van de website.
• Voor analytische en marketingcookies vragen wij jouw toestemming via een cookiebanner.
• Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de instellingen van je browser of de cookiebanner.

8.4 Hoe kun je cookies blokkeren of verwijderen?

Je kunt cookies blokkeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Raadpleeg de helpfunctie van je browser voor instructies.

9. Datalekken

In het onwaarschijnlijke geval dat er een datalek optreedt (bijv. onbevoegde toegang tot persoonsgegevens), zullen wij:

1. Het lek zo spoedig mogelijk onderzoeken en dichten.
2. De Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur informeren, indien het lek een hoog risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden.
3. Je informeren als het lek een hoog risico voor je inhoudt (bijv. identiteitsfraude).

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen (bijv. bij aanpassingen in wetgeving of onze diensten). Wij zullen je via e-mail of op de website informeren over wezenlijke wijzigingen. Het is raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

11. Contact en klachten

11.1 Vragen over privacy

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via:
E-mail: info@procesdocumentalist.nl

11.2 Klachten indienen

Als je het gevoel hebt dat je persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kun je:

1. Contact opnemen met Procesdocumentalist (zie hierboven).
2. Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Laatst bijgewerkt: April 2026